Exposé de la situation. Vous devez créer votre société en gérance-mandat pour reprendre un point de vente qui, jusque-là, était exploité en direct par le mandant lui-même ou bien par un autre gérant-mandataire. Il faut aller vite en raison d’impératifs commerciaux (évènements particuliers, fêtes de fin d’année, soldes…). Il n’est pas rare que vous deviez – en plus – déménager et trouver un logement, dans le même temps. Il nous arrive très fréquemment de gérer ce type d’ouverture de mandat ; alors de quoi faut-il s’occuper ?
Gérer les priorités. Concrètement, vous devrez gérer deux chantiers en parallèle. D’une part, la création de votre société et, d’autre part, la reprise du fonds.
La création de sa société. C’est simple, pour aller au plus vite dans la création, le plus important, c’est de s’occuper du siège social de la société. En effet, à supposer que l’équipe de gérants-mandataires soit déjà constituée, la phase de création de la société supposera notamment la rédaction de statuts et l’accomplissement de certaines formalités, visant à obtenir le fameux Kbis. Ceci étant, avant d’en arriver là, il s’agira de rédiger un projet de statuts (mentionnant le siège social) que demandera systématiquement le banquier à l’ouverture du compte bloqué sur lequel vous déposerez le capital (en fait, les apports en numéraires). C’est pour cela que la détermination du siège social constitue la première étape.
Un siège social : comment ? De la même manière qu’une personne physique dispose d’un domicile, une société doit avoir un siège social pour des raisons administratives (réception des courriers) mais pas seulement puisque le siège social détermine aussi la nationalité de la société (connotation fiscale). Comment alors justifier d’un siège social, la contrainte étant que le siège doit, dans la plupart des cas, être distinct du lieu de l’exploitation du fonds ?
On peut penser d’abord à un bail ou à la sous-location de bail (commercial). Dans le cas de la gérance-mandat, la prise à bail engendrerait des frais inutiles (loyer à verser à un bailleur tiers pour la location d’un local commercial qui ne servirait pas à grand-chose vu que la clientèle du fonds n’appartient pas au gérant-mandataire).
On peut ensuite utiliser le contrat de domiciliation. Cette solution est efficace dès lors que l’on doit déménager rapidement et que l’on n’a pas encore trouvé de domicile personnel. Les sociétés de domiciliation sont nombreuses et les tarifs abordables.
La solution à privilégier en premier lieu restera quand même la domiciliation au domicile personnel du dirigeant (celui du dirigeant de droit type gérant pour une SARL ou président pour une SAS et non pas celui du directeur général). Il s’agira d’une domiciliation « administrative », ne permettant pas la réception de marchandise ou de clientèle mais gratuite (ne générant pas de charges de loyer). L’avantage de cette solution est qu’elle est envisageable que l’on soit propriétaire ou locataire de son logement. Il conviendra certes d’avertir au préalable le propriétaire mais même une clause du bail d’habitation ou encore d’un règlement de copropriété l’interdisant ne pourra y faire obstacle. Dans ce cas, simplement, la domiciliation (provisoire) sera limitée à 5 ans.
Mieux encore, si vous êtes propriétaire de votre habitation, il est possible d’envisager un bail (location d’une pièce du logement à titre de bureau par exemple) entre la société à créer et vous-même. Cette solution permettra non seulement à la société de justifier d’un siège social mais également au propriétaire (gérant-mandataire) de recevoir un loyer directement de sa société et de lui faire supporter, au prorata, un certain nombre de charges personnelles (électricité, gaz …). La difficulté demeurera alors l’acquiescement des autres associés qui se retrouveront, eux, privés de tels avantages.
Dernière point, enfin, pour éviter la multiplication des formalités, il est préférable que le siège social de la société mandataire soit dans le même département que le point de vente (qui deviendra un établissement pour la société mandataire).
A partir de là (ce qui ne signifie pas toutefois qu’il s’agisse du seul élément nécessitant réflexion, bien sûr !), tout suit : dépôt du capital, rédaction et signature des statuts, avis JAL, formalités au greffe du Tribunal de commerce et … le Kbis.
Second chantier : la reprise du fonds. Par hypothèse, l’activité est déjà lancée et vous allez la reprendre. Vous ne manquerez pas, évidemment, de demander les comptes du précédent exploitant (bilans et compte de résultat des 3 derniers exercices si possible). Quoi qu’il en soit, le mandant vous doit légalement cette information préalable (article L146-2 c.com; on appelle cela un DIP pour document d’informations précontractuel), au moins 10 jours avant la signature du contrat de gérance-mandat. Et, parmi les informations que le mandant doit communiquer figurent ainsi « le chiffre d’affaires annuel réalisé au cours des deux derniers exercices du fonds mis en gérance-mandat, ainsi que le bilan annuel pour ces mêmes périodes » (article D146-1 c.com). Ces informations sont destinées à vous permettre d’analyser – avec l’aide de votre expert-comptable – la rentabilité du projet et le niveau de rémunération que vous serez à-même d’en extraire. Sur la base, par ailleurs, de ces éléments et des historiques, un prévisionnel sérieux peut tout à fait être élaboré.
La reprise des salariés. Autre point essentiel, lorsqu’on reprend une entreprise quelle qu’elle soit, on reprend aussi ses salariés. Peu importe qu’il s’agisse d’une cession, d’une location-gérance, d’une gérance-mandat, il y a ce qu’on appelle juridiquement une modification dans la situation juridique de l’employeur (article L1224-1 du Code du travail). Et, dans ce cas, le transfert des contrats de travail est automatique. Il arrive parfois de conclure entre ancien et nouvel exploitant/employeur une convention de transfert mais il n’y a rien d’obligatoire. Mieux vaut alors se renseigner sur l’équipe en place, c’est avec elle que vous continuerez l’exploitation. C’est d’autant plus important que la masse salariale constituera l’essentiel de vos charges d’exploitation.
Ce qu’on ne voit pas toujours. En reprenant les salariés, on reprend aussi l’ancienneté et … les congés payés. Il est donc très important de bien faire le point avec le précédent exploitant pour qu’il vous règle les congés payés dus aux salariés au jour de la reprise ou de l’ouverture (puisque c’est vous, in fine, qui les paierez aux salariés). Demandez-lui aussi copie du registre du personnel, tous les contrats de travail, les bulletins de paye et, plus généralement, toute l’historique de la relation ; en effet, certains salariés sont en congés (payés, maladie, parental …) voire en conflit latent avec l’ancien employeur. Il préférable d’avoir une situation exhaustive. Soyez conscient, en bref, que vous récupérez au passif de votre jeune société une situation sociale existante.
Quel délai pour créer la société ? Le temps presse ! Théoriquement, la société n’acquière sont existence légale qu’après immatriculation au RCS (registre du commerce et des sociétés) et la banque ne débloquera les fonds que sur présentation du Kbis. De même, il n’est possible d’encaisser les commissions (ou avances sur commissions) versées par le mandant que sur un compte bancaire « débloqué ». Il n’est pourtant par rare que les mandats démarrent l’activité alors que la société n’est toujours qu’en cours de création… Nous pensons qu’il faut faire avec et s’adapter avant tout au timing d’ouverture ou de reprise du point de vente. La seule « dead line » à avoir en tête, c’est le 1er du mois suivant. En effet, ce sera l’heure des payes et les salariés accepteront difficilement que la paye soit retardée en raison d’un retard dans l’immatriculation de la société et l’encaissement des commissions. Les salariés en place ne seraient en tout état de cause pas démunis puisque, jusqu’à l’immatriculation, on pourrait soutenir que les salariés n’ont toujours pas été transférés à la nouvelle société mandataire et restent salariés de l’ancien exploitant. Ce serait, par contre, la relation avec le mandant qui risquerait, dans ce cas, d’être plus compliquée…
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